HM PCOT

Indice

Que es HM PCOT?

HM PCOT es un sistema de control del tiempo de uso de computadoras en una red LAN. Es ideal para Internet Cafés o laboratorios de cómputo públicos.

Con este sistema usted puede realizar las siguientes acciones en cada estación desde una sola computadora central:

  • Bloquear la pantalla
  • Controlar el tiempo y registro de uso así como el dinero recaudado
  • Reiniciar, suspender y apagar cada una
  • Encender el equipo por medio del dispositivo de red (WOL)
  • Visualizar y cotrolar la pantalla así como el teclado y ratón
  • Enviar mensajes de texto
  • Cambiar el fondo de escritorio
  • Monitorear las impresiones realizadas por cada estación
  • Visualizar información de Hardware (marca y velocidad del procesador, cantidad de memoria RAM disponible, etc) y Software (versión de Sistema Operativo, etc).

¿Cómo funciona?

HM PCOT es un sistema Cliente/Servidor lo que significa que hay un programa que actúa como servidor (que debe estar instalado y configurado en una sola máquina) y otro que actúa como cliente (que debe de instalarse y configurarse en cada una de las estaciones de trabajo). El servidor se comunica con el cliente (y viceversa) por medio del protocolo TCP/IP, de esta manera es posible enviar comandos para realizar todas las funciones que el sistema presenta.

Parte Servidor

La parte servidor del sistema se encarga de controlar al cliente que se encuentra instalado en cada estación de trabajo:

En este ejemplo podemos ver un sistema configurado para 15 estaciones de trabajo. Los iconos en rojo representan estaciones que se encuentran apagadas o no responden, los iconos negros son estaciones que están en uso y los iconos verdes son estaciones disponibles.

Estado de las estaciones y su represantación gráfica:

La estación está siendo usada , el panel muestra el tiempo transcurrido durante el uso.

El servidor no se puede comunicar con el cliente. Posibles causas de este problema:

  • La estación se encuentra apagada
  • La estación se encuentra funcionando pero ningún usuario ha iniciado sesión
  • El cliente no está correctamente configurado o existe un problema en la red que impide la comunicación del servidor con el cliente.

El cliente está disponible para ser usado. En este estado la pantalla de la estación se encuentra bloqueada y no puede ser usada hasta que se desbloquee la estación.

La estación está siendo usada pero se ha pausado el tiempo, en este estado el reloj no suma el tiempo transcurrido hasta que se quite la pausa.

El servidor se está comunicando con el cliente de la estación. Esto se muestra cuando una orden es enviada desde el servidor hacia el cliente.

Controlando estaciones

Existen varias opciones para controlar las estaciones y efectuar las diversas operaciones sobre cada una de ellas. Las acciones más habituales se encuentran en las barras de herramientas, y las opciones de control se encuentran en el menú de acciones, en la barra de menú o haciendo clic derecho sobre el icono de cada cliente.

Barras de herramientas

Tiempo

  • Modificar tiempo:

    Desbloquea una estación que se encuentra disponible (icono verde y con la pantalla bloqueada) y pone el tiempo a correr.

  • Pausar:

    Pausa el tiempo de una estación que esté en uso.

  • Detener y bloquear:

    Muestra el cuadro de cobro, se factura el tiempo de la estación que ha sido usada, las impresiones y las ventas que se hayan registrado según las tarifas establecidas. Al terminar de cobrar, la pantalla de la estación es bloqueada y su estado cambia a disponible.

  • Anular tiempo:

    Anula el tiempo de uso sin cobrar un cargo. Puede seleccionar de la lista el motivo por el cual el tiempo de uso de la estación seleccionada no será cobrado, si el motivo no se encuentra en la lista, puede escribir un motivo en el cuadro de texto de la parte de inferior del cuadro. Nota: puede configurar la lista de motivos predefinidos en el cuadro de diálogo de configuración del programa.

Mensajes y control

  • Enviar mensaje:
    Envía un mensaje a las estaciones seleccionadas.
  • Enviar archivo:

    Envía un archivo desde el servidor hacia la estación seleccionada, puede escoger la ubicación donde será guardado el archivo y si desea que sea abierto automáticamente cuando la transferencia sea completada. Nota: No se recomienda enviar archivos mayores que 20MB.

  • Iniciar chat:

    Inicia una conversación con la estación seleccionada. El administrador puede enviar mensajes que el usuario de la estación puede contestar y viceversa.

  • Escritorio remoto:

    Muestra el cuadro de diálogo para conectarse al escritorio remoto de la estación seleccionada. Con el escritorio remoto puede ver la pantalla y controlar el teclado y ratón de las estaciones desde el servidor sin la necesidad de desplazarse físicamente a cada estación.

Control de energía

  • Encender (WOL):

    Pone a funcionar la estación seleccionada si esta se encuentra apagada. Nota: Para que esto funcione correctamente la dirección MAC de cada estación debe estar correctamente configurada, y el BIOS de cada estación debe estar configurado para poner en marcha el PC al recibir la señal de encendido por la red. Más información sobre WOL

  • Cerrar sesión:

    Cierra la sesión del usuario en la estación seleccionada. Nota si nungún usuario ha iniciado sesión en la estación seleccionada, las funciones del cliente quedan deshabilitadas y solo se prodrá usar el escritorio remoto.

  • Suspender:

    Suspende la estación seleccionada. Nota: Para reanudar la estación es nesesario mover el ratón o tocar una tecla para que se "despierte", cuando la estación se encuentra en estado suspendido el WOL no funcionará ni ninguna otra función del cliente.

  • Reinciar

    Reinicia la estación seleccionada.

  • Apagar

    Apaga la estación seleccionada. Si el WOL se encuentra correctamente configurado la podrá poner a funcionar de nuevo mediante este método.

Menú principal

En la parte superior de la ventana del servidor encontrará el menú principal, ahí encontrará todas las opciones para controlar las estaciones y obtener información sobre el uso de éstas.

Menú Estaciones

Este menú contiene comandos que afectan a todas las estaciones configuradas

  • Imprimir reporte de estado:

    Imprime un reporte del estado de todas las estaciones, esto es útil cuando hay cortes de corriente eléctrica y el servidor tiene una UPS que le permita imprimir el reporte para así poder cobrar a los clientes en caso de que la batería de la UPS se acabe antes de que llegue la corriente eléctrica. Ejemplo de un reporte de estado

  • Enviar mensaje a todas:

    Envía un mensaje a todas las estaciones configuradas.

  • Cambiar fondo a todas:

    Cambia en todas las estaciones la imagen que se muestra cuando la pantalla de la estación se encuentra bloqueada.

  • Cambiar fondo de escritorio a todas:

    Cambia el fondo de escritorio de todas las estaciones.

  • Encender todas (WOL):

    Pone en marcha todas las estaciones que se encuentren apagadas. Para que esto funcione correctamente se debe de configurar el WOL en el BIOS de cada estación.

  • Apagar las diponibles:

    Apaga todas las estaciones que no estén en uso.

  • Apagar todas:

    Apaga todas las estaciones estén en uso o no, si alguna estación está siendo usada en el momento de apagarla se le pedirá que confirme la acción.

  • Reiniciar todas:

    Reinicia todas las estaciones, si alguna estación está siendo usada en el momento de ser reiniciada se le pedirá que confirme la acción.

  • Cerrar:

    Cierra la ventana del programa.

  • Salir:

    Sale por completo del programa. No se recomienda salir del programa al menos que sea estrictamente necesario, esto porque al cerrar el programa también se cierra el monitor de impresiones y si algún usuario en una estación envía trabajos a imprimir estos no serán contabilizados.

Menú Acciones

Este menú contiene todos los comandos para controlar las estaciones. Los comandos que ejecute desde este menú afectan a la o las estaciones seleccionadas. Los comandos de uso más frecuente también se encuentran en las barras de herramientas mencionadas anteriormente. También puede acceder a este menú haciendo click derecho sobre el icono que representa cada estación.

  • Modificar tiempo:

    Véase Modificar tiempo en la barra de herramientas de Tiempo

  • Pausar:

    Véase Pausar en la barra de herramientas de Tiempo

  • Detener y bloquear:

    Véase Detener y bloquear en la barra de herramientas de Tiempo

  • Sincronizar:

    Sincroniza el tiempo del servidor con el tiempo que el cliente cliente

  • Deshacer:

    Deshace la última acción realizada en la estación seleccionada. Se muestra una pequeña descripción de la última acción efectuada sobre la estación

  • Enviar mensaje:

    Véase Enviar mensaje en la barra de herramientas de Mensajes y control

  • Enviar archivo:

    Véase Enviar archivo en la barra de herramientas de Mensajes y control

  • Iniciar chat:

    Véase Iniciar chat en la barra de herramientas de Mensajes y control

  • Escritorio remoto:

    Véase Escritorio remoto en la barra de herramientas de Mensajes y control

  • Mostrar reloj:

    Muestra el reloj que lleva la cuenta de tiempo de uso de la estación

  • Ocultar reloj:

    Oculta el reloj que lleva la cuenta de tiempo de uso de la estación

  • Pantalla:
    • Apagar pantalla:

      Apaga la pantalla de la estación, esto es útil para ahorrar energía cuando la estación no está en uso

    • Encender pantalla:

      Pone a funcionar la pantalla de la estación

    • Congelar pantalla:

      Congela la pantalla de la estación, esto produce un efecto que simula una caída del sistema ya que el usuario no podrá controlar la estación

    • Descongelar pantalla:

      Descongela la pantalla de la estación

  • Cambiar fondo:
    • Cambiar fondo bloqueado:

      Cambia el fondo que se muestra cuando la estación se encuentra bloqueada. Puede colocar una imágen que muestre un mensaje indicando que la estación se encuentra bloqueada y que le indique al usuario que debe solicitar el desbloqueo de la misma para poder usarla. Ejemplo

    • Cambiar fondo de escritorio:

      Cambia el fondo del escritorio de la estación

  • Cerrar sesión:

    Véase Cerrar sesión en la barra de herramientas de Control de energía

  • Control de energía:
    • Encender (WOL):

      Véase Encender (WOL) en la barra de herramientas de Control de energía

    • Suspender:

      Véase Suspender en la barra de herramientas de Control de energía

    • Invernar:

      Pone a la estación en estado de invernación muy similar al estado de suspender

    • Reiniciar:

      Véase Reiniciar en la barra de herramientas de Control de energía

    • Apagar:

      Véase Apagar en la barra de herramientas de Control de energía

  • Información de sistema:

    Muestra información sobre el sistema operativo, el hardware y el software en la estación

Menú Ver

Este menú contiene comandos que muestran u ocultan partes del programa.

  • Barra de herramientras:

    Muestra u oculta las diferentes barra de herramientas del programa

  • Tiempo de cada maquina:

    Muestra u oculta el timepo de uso de cada estación. Este tiempo se muestra bajo el icono que representa cada estación

  • Barra de estado:

    Muestra u oculta la barra de estado

  • Opciones:

    Muestra el cuedro de dialógo de configuración del sistema

Menú Reportes

Este menú contiene comandos para generar los diferentes reportes de uso de estaciones.

  • Por máquina:

    Imprime el reporte de uso por estación de trabajo Puede seleccionar una fecha o un rango de fechas para generar el reporte, por defecto se usa la fecha actual. Ejemplo de reporte por máquina

  • Por horas:

    Imprime el reporte de uso por horas. Ejemplo de reporte por horas

  • Diario:

    Imprime el reporte de uso diario. Puede seleccionar un rango de fechas para generar el reporte y así comparar lo recaudado en los días seleccionados. Ejemplo de reporte por día

  • Mensual:

    Imprime el reporte mensual. Ejemplo de reporte por mes

  • Anual:

    Imprime el reporte anual. Ejemplo de reporte por año

  • Opciones de reportes:

    Muestra el cuadro de diálogo para configurar la apariencia de los reportes

Menú Administrar

Este menú contiene comandos que realizan tareas administratibas del sistema.

  • Usuarios y permisos:

    Muestra la ventana de configuración de usuarios y permisos. Puede configurar un usuario diferente para cada empleado de su Internet Cafe y puede establecer diferentes permisos a cada usuario, por ejemplo puede configurar un usuario a que no pueda imprimir reportes o que solo pueda usar algunas de las características del sistema. Si el sistema multi-usuario está activado el sistema no se podrá usar hasta que no se indique un nombre de usuario y contraseña válidos. Por defecto el sistema multi-usuario se encuentra desactivado

  • Cambiar de usuario:

    Cuando el sistema multi-usuario se encuentra activado permite cambiar el usuario activo sin tener que cerrar el sistema

  • Cambiar contraseña de usuario actual:

    Cambia la contraseña del usuario activo

  • Consultar facturas:

    Consulta las facturas realizadas hasta el momento. Por defecto solo se muestran las facturas realizadas en la fecha actual por el usuario activo pero puede fácilmente cambiar los parámetros de filtro

  • Consultar tiempos cancelados:

    Consulta los tiempos que han sido cancelados y que no han sido facturados

Otras acciones que no tienen asignado menú o barra de herramientas

Existen varias acciones para controlar las estaciones de trabajo que por comodidad y usabilidad no tienen un menú o botón de barra de herramientas asignado:

  • Trasladar el tiempo de una estación en uso a otra disponible:

    Esto se da cuando un usuario por algún motivo desea dejar de usar la estación que estaba usando pero quiere continuar usando otra, en este caso el tiempo transcurrido se traslada de una estación a otra. Para efectuar esta acción solamente arrastre con el puntero del ratón el icono que representa la estación que esta en uso y suéltelo sobre el icono que representa la estación disponible a la que el usuario se desea trasladar.

  • Agregar la cuenta de una estación en uso a otra en uso:

    Esto se da cuando un usuario termina de usar la estación pero desea que otra persona que también se encuentra usando una estación le pague la cuenta cuando ésta termine. Para realizar esta acción arrastre con el puntero del ratón el icono que representa la estación que será cancelada y suéltelo sobre el icono que representa la otra estación (la cual está en uso), con esto la primera estación será bloqueada y pasará a disponible y el cargo por el uso será transferido a la segunda estación.

Parte Cliente

El cliente es un pequeño programa que se instala en cada estación de trabajo. Siempre es recomendable instalar primero el servidor y luego el cliente en cada una de las estaciones del Internet Café. El programa cliente se encarga de esperar comandos que el servidor le envía y ejecutarlos. Al iniciar el cliente se carga automáticamente y pregunta al servidor el estado actual de la estación (disponible, en uso, etc.), si el estado es disponible la pantalla es bloqueada y la estación no se podrá usar, por defecto se usa un pantalla negra para bloquear la estación (ver Figura 1). Pero se recomienda usar una imagen que indique al usuario que la estación está bloqueada (ver Figura 2).

Figura 1 Figura 2

Al debloquear la estación un pequeño reloj aparecerá en la parte central superior de la pantalla indicando el tiempo transcurrido desde que la esta fue desbloqueada.

Si por algún motivo el servidor no se puede comunicar con el cliente y la estación se encuentra bloqueada puede desbloquear la estación haciendo clic derecho sobre la pantalla bloqueada, aparecerá un menú, seleccione la opción desbloquear, introduzca la clave de administrador (esta clave se asigna al instalar el cliente) y presione la tecla ENTER.

Puede configurar y realizar ciertas acciones sobre el programa cliente usando el menú que aparece al hacer doble clic sobre el reloj:

  • Ocultar/Mostrar reloj: Muestra u oculta el reloj
  • Chat con administrador: Inicia una sesión de chat con el administrador. Si lo desea puede deshabilitar esta opción en el cuadro de configuración.
  • Configurar: Muestra el cuadro de configuración.
  • Configurar VNC: Muestra el cuadro de configuración del escritorio remoto.
  • Reiniciar cliente: Cierra y vuelve a iniciar el programa cliente.
  • Acerca de: Muestra información sobre el programa.
  • Salir: Cierra el cliente. Para poder cerrarlo debe escribir la clave de adminsitrador.

Nota: Las opciones Configurar, Configurar VNC y Reiniciar cliente se muestra solo si mantiene la tecla "Shift" presionada mientras hace clic derecho sobre el reloj


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